leLa productivité est une préoccupation importante pour toutes les entreprises. Pour l’atteindre et croître, au-delà de la recherche de revenus supplémentaires, il vous faut considérer les sources potentielles de réductions de coûts et d’optimisation de vos processus d’affaires. Celles-ci ne se trouvent pas toujours là où vous le croyez. Il est dans votre intérêt et celui de votre entreprise d’analyser vos manières de faire et de trouver les processus les plus adaptés aujourd’hui. Les points suivants vous aideront à débuter cette réflexion et vous offriront quelques pistes de solutions afin de miser sur le rendement en imprimerie.

1- Uniformiser les processus

Avant tout, il est important de valider que les processus en place sont bel et bien efficaces, et, dans un deuxième temps, qu’ils sont adéquatement utilisés par l’équipe. Investiguez donc auprès de tous les employés concernés. Est-ce que tout le monde procède de la même manière? Est-ce qu’une tâche est réalisée de différentes façons entre les départements ou entre les anciens et les nouveaux employés? Quelle manière de procéder est la plus rentable?

Il est courant que des processus soient optimaux et bien compris lors de leur implantation, mais ils ne le resteront pas éternellement. Au fil du temps, avec l’ajout de nouveaux outils ou l’arrivée de nouveaux membres dans l’équipe, les processus peuvent changer, varier, voire se multiplier. Vos processus doivent par conséquent être cartographiés et parfois revus afin de demeurer uniformes, optimaux et acceptés de tous.

2- Centraliser les systèmes

La principale raison justifiant la centralisation de vos systèmes que ce soit via un seul outil ou à l’aide d’API (Interface de programmation) est le regroupement des informations. En créant un écosystème unique, tous les aspects de votre entreprise peuvent automatiquement communiquer ensemble. ERP, comptabilité, CRM, communications, planification, etc. Tous vos outils utilisent les mêmes données. Vous disposez alors d’une seule source d’informations, laquelle est fiable et accessible. Vous pouvez donc dire bon débarras aux silos, aux doublons, à la double saisie et à certains oublis!

Bref, la connectivité de vos différents outils et systèmes a un impact indéniable sur le rendement en imprimerie et de tout autre entreprises de l’industrie des arts graphiques. Vos employés ne perdent pas de temps à chercher, copier et valider les informations dont ils ont besoin pour faire leur travail. La centralisation des systèmes – et, par le fait même, la centralisation des données – influence l’efficacité de vos technologies, mais aussi celle des membres de l’équipe. La charge mentale liée à certaines tâches devient moins encombrante.

3- Automatiser les processus

L’automatisation des processus est la continuité logique des points #1 et #2 présentés précédemment. Si vous avez les bons outils, c’est un moyen simple et rapide d’optimiser vos processus et d’améliorer le rendement en imprimerie. L’idée est d’utiliser des outils efficaces à leur plein potentiel.

En travaillant avec le bon ERP pour votre industrie et votre entreprise, vous pourrez automatiser certains processus. À titre d’exemples, on peut penser aux suivis, à la facturation ou à l’envoi de sondages de satisfaction. Ce ne sont là que certaines des tâches courantes les plus souvent automatisées, mais certains logiciels comme le ERP interOP vous en offre encore plus avec la synchronisation à votre système comptable actuel.

Vos employés gagnent ainsi du temps précieux en laissant de côté des tâches à faible valeur ajoutée. C’est une économie de temps importante pour votre équipe déjà bien occupée! Vous pourrez tous vous concentrer sur les opérations et les activités qui créent de la valeur pour votre entreprise.

4- Miser sur des relations clients à long terme

Fidéliser un client est d’ordinaire moins coûteux que d’en conquérir de nouveaux. La fidélisation peut s’avérer une démarche prenante, mais les résultats sont reconnus pour être plus rentables et moins risqués que la prospection seule.

Afin de poser les bases solides d’une relation avec un client, vérifiez sa satisfaction à la fin du projet. Est-ce que le client s’est senti écouté par votre équipe? Est-il pleinement satisfait du résultat? Est-il satisfait du service à la clientèle? Changerait-il quelque chose à son expérience? Les réponses à ce genre de questions vous seront utiles lors de futurs mandats avec ce client. Un client satisfait sera plus engagé que les autres, et demeurera plus fidèle à long terme.

Offrir un service à la clientèle de qualité sera plus facile si vous optez pour un outil offrant des fonctionnalités dédiées à la gestion des dossiers clients. Le bon outil (ERP) permettra un suivi simple et rapide à tous les membres de l’équipe. En gardant vos dossiers clients à jour, vous connaîtrez mieux les habitudes d’achat et les modes de consommation de chacun de vos clients.

Direction meilleur rendement en imprimerie!

Au fil des ans, votre entreprise a évolué ; votre clientèle a, elle aussi, évolué. Afin d’éviter les dépenses inutiles et les pertes de temps, vos processus doivent également évoluer. L’optimisation de vos procédures aura un impact direct sur le quotidien de l’équipe et sur votre ROI. Le rendement de votre entreprise sera amélioré, c’est certain! De nos jours, une telle optimisation est, en grande partie, technologique. L’uniformisation, la centralisation et l’automatisation sont vos alliés. Grâce à eux et à un progiciel de gestion efficace et adapté comme interOP, votre entreprise alliera croissance et succès.