Moins d’erreurs de production est synonyme de meilleur rendement : c’est bien simple! Comme toutes bonnes entreprises, vous voulez dire adieu aux pertes et économiser temps et argent lorsque possible. La recherche de l’efficacité et de la productivité est une quête permanente lorsqu’on est en affaires.

Les erreurs les plus courantes

Ces erreurs peuvent survenir quelle que soit la taille de votre entreprise. Ne prenez donc pas pour acquis qu’elles sont impossibles au sein de votre équipe. Dans ce genre de situation, il vaut mieux prévenir que guérir. Prenez-en connaissance, et gardez en tête que, bien que ces erreurs soient les plus courantes, elles ne sont pas les seules à affecter l’efficacité en imprimerie et des arts graphiques en tous genres.

• Des informations importantes ne sont pas documentées et sont seulement connues par quelques individus. Cela rend l’entreprise vulnérable en cas de départ soudain de ces employés.
• Les détails de production doivent être copiés « manuellement » de l’estimé au dossier de production puis au bon d’expédition et à la facture, ce qui rallonge énormément le temps de gestion et peut causer des erreurs lors de la transcription.
• Une tâche est toujours réalisée par la même personne. L’équipe sera donc en mauvaise posture si cette personne quitte l’équipe.
• Chaque département utilise différents outils. Multiplier les outils, c’est multiplier les risques de bogues et d’erreurs de retranscription. Cela encourage également la création de silos au sein de l’entreprise et rend la communication interne plus difficile.

1. Auditer la chaîne de production et les processus

Avant de prendre des décisions ou de mettre en place des changements, vous devez connaître l’état de la situation. Il est fort probable qu’il existe un décalage entre votre perception et la réalité. Vous voulez donc savoir ce qu’il en est réellement. Toutes les informations recueillies lors de cette première étape forment la base de votre analyse et vous permettront de bien comprendre les défis et les besoins de la chaîne de production. Il sera ensuite possible d’explorer les solutions qui s’offrent à vous et de faire les meilleurs choix pour l’entreprise.

L’audit peut traiter de tout ce qui touche l’efficacité, les processus et les sources d’erreurs de production. Procédures, documents, contrôles de processus… Tout y passe. 

À titre d’exemple, voici une liste non exhaustive de ce qui pourrait être sujet à évaluation. Pensez à l’adapter à votre entreprise, à ses particularités et ses objectifs.

1. Documentation technique
2. Planification de la production
3. Plan de contrôle de la production
4. Planification et contrôle des achats
5. Qualifications des employés
6. Formation des nouveaux employés
7. Contrôle des matériaux entrants
8. Contrôle des processus de fabrication
9. Contrôle de qualité en cours de production
10. Contrôle de qualité des produits sortants
11. Inventaires et gestion des stocks
12. Soutien et implication de la direction

Sachez que des entreprises spécialisées peuvent conduire cet audit pour vous.

2. Optimiser les processus pour plus d’efficacité

À la lumière de vos observations, il sera alors possible de trouver les occasions d’améliorations qui s’offrent à vous et certaines des façons dont vous pourriez améliorer l’efficacité et la productivité. Pendant cette période de réflexions, n’oubliez pas d’impliquer tous les membres de l’équipe concernés dans les discussions. Les gens sur le plancher de production et ceux dans les bureaux peuvent tous contribuer à l’exercice. 

N’hésitez pas à vous inspirer des meilleures pratiques de l’industrie des arts graphiques en matière d’efficacité en imprimerie ou des histoires à succès d’entreprises semblables à la vôtre.

3. Implanter un ERP

Plusieurs solutions existent pour améliorer l’efficacité, mais, dans bien des cas, l’implantation d’un progiciel de gestion intégré (ERP) est la meilleure solution. Grâce à votre audit, vous serez en mesure de déterminer vos besoins précis et d’ainsi choisir le progiciel de gestion qui convient le mieux à votre entreprise. Avez-vous besoin d’une fonction de saisie du temps travaillé? Voulez-vous que le prix de revient soit calculé de façon automatique? Bénéficieriez-vous d’une connexion par API à votre système comptable? Quels processus voulez-vous automatiser? Bref, de nombreuses fonctionnalités existent et pourraient vous faire gagner en efficacité en imprimerie et dans n’importe quelles autres entreprises des arts graphiques.

Il est important de souligner que l’implantation d’un tel outil est une décision qui doit être prise pour le long terme. Il vaut mieux prendre le temps de bien choisir son ERP que de devoir recommencer le processus quelques mois ou même quelques années plus tard. C’est un investissement pour l’avenir et la croissance de l’entreprise.

Pensez à l’avenir de l’entreprise et au quotidien de l’équipe

En implantant un ERP efficace, vous libérez toute l’équipe d’un poids énorme! Silos  interdépartementaux, tâches répétitives, redondances des processus, cloisonnement de l’information… Les sources d’erreurs sont nombreuses, mais facilement évitables avec le bon ERP.

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