Dans l’industrie des arts graphiques et de l’imprimerie, le processus d’estimation demande beaucoup de connaissances du métier lorsqu’il est peu automatisé. Si c’est votre cas, les demandes s’accumulent, la formation de nouveaux estimateurs devient plus ardue et les délais de réponse aux clients sont forcément plus élevés. Bref, de nombreux problèmes d’estimation en imprimerie font partie de votre quotidien. Pour les résoudre et réduire le temps de réponse aux clients, il faut d’abord en connaître l’origine. Explorons ensemble cinq sources possibles de problèmes d’estimation.

Processus mésadaptés

Des processus mésadaptés peuvent causer un sentiment de perte de contrôle de vos activités et causer des problèmes d’estimation. Si vous avez constamment l’impression que tout va trop vite et que vous n’avez pas le temps de prendre le dessus, c’est peut-être votre cas. Il est donc important de bien suivre vos processus et d’en assurer l’efficacité. 

Des processus inadéquats ou qui ne sont pas adaptés à votre organisation peuvent freiner la démarche d’estimation et le reste de vos activités. Dans une telle situation, tout est plus long et vos clients attendent des réponses trop longtemps. Prendre le temps d’analyser vos manières de faire et de les optimiser vous permettra donc d’améliorer votre productivité et vos performances à toutes les étapes du travail. Cela inclut évidemment l’estimation des projets et les suivis aux clients!

Communication interne inefficace

La communication interne est un enjeu pour bien des entreprises. Les imprimeries n’y échappent malheureusement pas. Le manque de coordination interdépartementale entre les ventes, la comptabilité, la production et l’expédition a un impact direct sur le quotidien de l’équipe et sur le rendement de la compagnie.

Cela peut également expliquer vos problèmes d’estimation en imprimerie. Est-ce que la recherche constante d’informations ralentit la production? Devez-vous régulièrement repousser ou replanifier la livraison des travaux? Est-ce qu’un département ou un autre apprend toujours les nouvelles à la dernière minute? La facturation de travaux a-t-elle déjà été retardée car les données de production n’étaient pas cumulées automatiquement?

Si c’est votre cas, pas de souci. La situation doit être réglée dès que possible, certes, mais plusieurs solutions sont possibles. Découvrez 4 manières d’améliorer la productivité en imprimerie.

Mauvaise gestion des inventaires

Le manque d’information sur les inventaires et les consommables est un problème courant. Vous avez pourtant besoin de savoir en tout temps si vous avez assez de stock, si vous n’en avez pas assez et être certain qu’il s’agit de la bonne chose. Bref, vous voulez savoir de n’importe où et n’importe quand si vous avez ce qu’il faut pour compléter un mandat. 

Pensez à consigner toutes les informations pertinentes pour chaque papier et matériaux en stock dans un progiciel de gestion intégré. En gérant ainsi les stocks, les données à jour pourront automatiquement alimenter l’application d’estimation. C’est une façon simple d’éviter de nombreux problèmes d’estimation en imprimerie et ailleurs.

Un inventaire précis et mis à jour régulièrement vous permettra d’échapper à bien des mauvaises surprises au moment de passer à l’action. Vous éviterez par le fait même des frustrations pour votre client et des faux espoirs en matière de délai de livraison.

Horaire de production inexact

Tout comme pour les inventaires, vous avez besoin que votre horaire de production soit mis à jour aussi souvent que possible. Une bonne vision de la charge de travail à produire et à livrer est primordiale pour bien évaluer les échéances des projets et optimiser vos opérations. Sans cela, vous aurez non seulement de la difficulté à donner des dates de livraison fiables, mais aussi à donner les priorités aux différents départements. 

Chaque travail lancé en production devrait être ajouté automatiquement au carnet de commande et cette liste devrait être accessible à toutes les personnes qui en ont besoin. Une option intéressante pour plusieurs imprimeries est la mise en place d’un outil de suivi de production. Avec un ERP, vous pouvez suivre l’avancement des travaux étape par étape et visualiser le taux d’occupation à court, moyen et long termes.

Incapacité à déléguer

Bien des entrepreneurs et des gestionnaires ont de la difficulté à déléguer. C’est pourtant essentiel pour assurer l’efficacité de l’entreprise et sa croissance, mais aussi votre bien-être au travail en tant que gestionnaire. Vous n’avez pas à tout faire vous-même. Déléguer vous permettra de vous libérer de certaines tâches et d’alléger votre charge de travail. L’utilisation d’un module d’estimation automatisé et adapté à votre entreprise permet de confier cette tâche à des personnes possédant moins de connaissances du métier que vous.

Savoir bien déléguer contribue à la productivité de l’équipe, mais aussi au développement professionnel de chaque employé. C’est l’opportunité pour plusieurs de développer leurs compétences et de faire valoir leur savoir-faire. La formation de nouveaux estimateurs sera prenante au début, mais, au fil du temps, le jeu en vaut la chandelle. Les membres de votre équipe ont été engagés pour une raison ; vous pouvez leur faire confiance et compter sur eux pour de nombreuses tâches incluant l’estimation.

Dire adieu aux problèmes d’estimation en imprimerie

Lorsque vous aurez identifié l’origine de vos problèmes d’estimation, vous serez en mesure de trouver la meilleure solution pour votre entreprise. L’identification du problème est la première étape vers une résolution efficace. Comme pour d’autres entreprises avant vous, cela aura rapidement un impact positif sur votre productivité et votre rendement. Votre relation avec vos clients sera elle aussi bonifiée puisque des communications rapides et pertinentes forment des bases solides d’une relation à long terme.